Cómo montar un webinar en tiempos de crisis

En este post vamos a realizar un análisis de las mejores herramientas para crear un webinar, un modelo de comunicación que ha disparado su uso con motivo del confinamiento y el estado de alarma que vivimos estos días. Estas formaciones online nos permiten sacar partido de la tecnología para mantener nuestra actividad a distancia y en las mejores condiciones posibles.

Básicamente, un webinar es posible gracias a un software que nos permite emitir vídeo por streaming de una manera sencilla, compartiendo la imagen de la pantalla del ordenador, el audio de uno o varios ponentes y la imagen captada por las webcams implicadas. Afortunadamente, la velocidad de las redes y la enorme cantidad de herramientas disponibles en la actualidad, hacen perfectamente viable adoptar este tipo de herramientas para una enorme cantidad de actividades, desde formación, reuniones online, conferencias, clases de yoga, entretenimiento o sencillamente relaciones sociales entre amigos.

Qué factores debemos analizar para encontrar nuestro servicio de webinar ideal

Antes de empezar, cabe aclarar que el tipo de herramientas que vamos a analizar a continuación son las que nos permiten realizar emisiones de uno a muchos. Es decir, desde un ponente a múltiples oyentes o estudiantes. El servicio básico de Webinar suele soportar hasta 100 oyentes, pero también los podemos encontrar para realizar transmisiones de hasta varios millares de usuarios concurrentes.

Existen decenas de servicios de webinar, para todos los gustos, necesidades y bolsillos. Aunque encontraremos algunas alternativas gratuitas, siempre tendrán importantes limitaciones, por lo que generalmente será necesario contar con algún tipo de licencia de uso. Es normal que sea así pues este tipo de servicio exige a los proveedores disponer de servidores potentes y mucho ancho de banda para soportar las transmisiones.

A la hora de analizar las herramientas debemos tener en cuenta factores como estos:

  • La audiencia que se desee alcanzar. A mayor número de asistentes al webinar, mayor será también la cuota a pagar por el uso del servicio.
  • El precio, que puede variar bastante entre unas opciones y otras.
  • Instalación o no. Es conveniente saber si requiere la instalación de algún tipo de software en el ordenador del cliente y valorar su conveniencia, advertir a nuestra audiencia y valorar potenciales dificultades.
  • Compatibilidad. Sistemas operativos desde los que es posible emitir como ponente y asistir como usuario

Estas son las mejores herramientas para crear un webinar

A continuación vamos a presentar algunas de las alternativas más conocidas y utilizadas para montar un webinar, junto con valoraciones basadas en nuestra experiencia con este tipo de software a lo largo de los últimos años.

GoToWebinar

Comenzamos con una de las más tradicionales herramientas de webinar de todos los tiempos. GoToWebinar es una de las más estables, con mayores capacidades en términos de alcance de audiencia (soporta hasta 3000 usuarios simultáneos) y numerosas herramientas de marketing para dar difusión a los eventos.

Permite el acceso de personas con todo tipo de sistemas operativos, incluso tiene aplicaciones para móviles y tablets iOS y Android. Dependiendo de la configuración del webinar, podemos ofrecer acceso a nuestros usuarios vía web, lo que elimina la necesidad de instalación de software en los ordenadores de los asistentes. Es un software de pago y no tiene versión gratuita como otros competidores, simplemente una prueba por 7 días. Prueba GoToWebinar aquí

Zoom

Otra de las más conocidas es Zoom. Tiene una parte gratuita generosa, ya que permite realizar webinars sin necesidad de pago, aunque limitados en número de asistentes y tiempo de duración.

Durante el periodo de confinamiento ampliaron los límites de su parte gratuita, lo que es de agradecer. Sin embargo, debemos advertir que recientemente han aparecido algunos problemas de seguridad en su software que han provocado fugas de usuarios hacia otros servicios. Confiamos no obstante que se subsanarán en un breve espacio de tiempo. Prueba Zoom aquí

Ante los problemas de seguridad de Zoom, queremos mencionar también otra alternativa que ofrece igualmente acceso al servicio premium gratuito durante el confinamiento. Es  similar a Zoom, en términos de servicio y audiencia soportada, aunque en este caso no lo hemos probado: https://livestorm.co/

Eyeson

Otro software de webinar, en este caso limitado a 100 asistentes. Si no necesitas más es una buena alternativa, ya que su precio es muy económico en comparación con otros servicios del mismo alcance. Tiene la ventaja de no requerir instalación de software en los clientes. Su versión gratuita es válida por 14 días, pero aún terminado este periodo la licencia empieza en 9 dólares mensuales (más impuestos), lo que se hace bastante viable para casi cualquier tipo de actividad. Prueba Eyeson aquí

Conclusión

En el fondo todos pueden parecer similares, pero hay diferencias sensibles. Sobre todo en cuanto a experiencia de usuario, pero también en las herramientas de planificación y seguimiento de los webinar.

Para encontrar la herramienta que mejor se adapta a nuestras necesidades es importante realizar diversas pruebas de conexión y verificar la calidad de la imagen transmitida, el audio y posibles latencias. No todos los webinar exigen el mismo ancho de banda por parte de los ponentes, ni ofrecen las mismas herramientas de producción de las grabaciones de las sesiones, por ejemplo. Para montar un webinar con éxito es importante que nuestra prueba sirva para experimentar con todo el ciclo de producción de las sesiones y tratar de extraer el mayor jugo posible de las herramientas para decidir cuál es la mejor para nuestras actividades personales o profesionales.